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概要

マイナンバー制度【概要編】


 国民すべてに番号を割り振り、税・社会保障の個人情報などを国が一元管理する「マイナンバー制度」(国民共通番号)が来年1月からはじまります。この制度は、 消費税増税などが含まれる「社会保障と税の一体改革」関連の一部で、平成25年に成立しました。政府は「社会保障・税制度の効率性・透明性の確保」と「国民に とって利便性の高い公平・公正な社会の実現」と主張していますが、その成立の過程をみても、その目的が「大衆課税の強化と社会保障の抑制にある」ことは明白 です。また、中小企業・零細企業への管理・事務負担も大きく、情報漏洩などプライバシーの問題も懸念されます。以下、マイナンバー制度について概略を述べます。

マイナンバー制度とは

 マイナンバー制度とは、住民票を有する全ての方に対して、1人1つの番号(12桁)のマイナンバー(個人番号)を市区町村が指定し、社会保障、税、災害対策の分野で利用できるようにする制度のことです。1度指定されたマイナンバーは、番号が漏洩し、不正に使われる場合を除き、一生変更されません。マイナンバー制度のスタートは平成28年1月からですが、平成27年10月から、国民一人一人に12桁の「個人番号」が市区町村から通知されます。また、法人も同様で、法人登記しているすべての法人に13桁の「法人番号」が通知されます。
※住民票と異なる所に住んでいる方は、注意が必要です。
※国外に滞在し、住民票のない方にはマイナンバーは付番されません。帰国して住民票が作成される際にマイナンバーの指定や通知が行われます。
※外国籍の方でも、中長期在留者、特別永住者など、住民票がある場合には、マイナンバーが付番されます。

事業所が注意すべきポイント


1.マイナンバーの収集

・平成28年1月以降、事業所が従業員の社会保険の手続きや源泉徴収、税金の納付などを行う場合にマイナンバーが必要となります。そのため、事業所は従業員や その扶養親族のマイナンバーを収集しなければなりません。従業員とは正社員だけでなくパートやアルバイト、その扶養親族も含まれます。さらに報酬を支払う場合など、 外部の方からもマイナンバーを提供してもらうこともあります。
・マイナンバーの収集は法律で定められた税と社会保険の手続きに使用する場合のみに可能で、それ以外の目的で収集することはできません。
・利用目的を特定してあらかじめ通知または公表しなければなりません。
(例)「健康保険・厚生年金保険届出事務」「源泉徴収票作成事務」

2.本人確認

・マイナンバーを収集する際は、利用目的の明示と厳格な本人確認が必要です。
(例)「健康保険・厚生年金保険届出事務」「源泉徴収票作成事務」など
・本人確認では①正しい番号であることの確認(番号確認)と②番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)を行います。
・個人番号カードがあれば、1枚でマイナンバーの確認と身元確認が可能です。
・通知カードのみの場合は、運転免許証やパスポートなどで身元確認を行います。
・運転免許証やパスポートがない場合は、税や社会保険でそれぞれルールが決められています。
(例)健康保険被保険者証と年金手帳などの2種類以上の書類など
・通知カードを紛失している場合は、マイナンバー付の住民票の交付を受けます。

3.利用・提供

・収集の際と同様に、法律で定められた税や社会保険の手続きに使用する場合を除き、マイナンバーを利用・提供することはできません。
・勤務先以外で(入会手続きで身分証明証の提示を求められるレンタルショップ等)マイナンバーの提示や記載を求められることはありません。むやみに提示しないよう従業員に周知してください。
・マイナンバーは法律で認められた場合以外で書き写したり、コピーを取ったりすることができませんので注意が必要です。

4.保管・廃棄

・マイナンバーを含む個人情報は必要がある場合だけ保管が認められています。
 (例)雇用契約などの継続的な関係の場合、法令で一定期間保存が義務付けられている場合
・必要がなくなったらマイナンバーを廃棄または削除するというルールを浸透させる必要があります。
 (例)税や社会保険で使わなくなり、法令で定められた保存期間を経過した場合
・廃棄や削除を前提に書類やデータなどの保存方法を工夫し、シュレッダーなど復元できないように廃棄できる方法を検討する必要があります。

5.安全管理

 マイナンバーを含む個人情報の取扱は、従来の個人情報よりも厳格に行わなければなりませんが、事業内容や規模に合わせての対応となります。したがって、従業員が数名とか家族だけの事業所に情報管理の電子化など必要以上の取組が求められているものではありません。事業所ではマイナンバーについてどう扱っていくかのルールを作り、事務の範囲を明確にして、取扱担当者を特定しておくことが必要です。 また、帳簿類などは鍵付きの棚や引き出しに保管するなど情報漏洩への対応を検討することも必要です。

マイナンバー制度の準備事項


1.対象業務の洗い出し

・マイナンバーの記載が必要な書類の確認 ・給与所得の源泉徴収票、支払調書等の税務関係 ・健康保険、厚生年金保険、雇用保険関係書類
・マイナンバー収集対象者の洗い出し
  • 従業員等(従業員に加えて、役員やパート、アルバイトを含む)とその扶養家族
  • 報酬(謝礼、出演料等)の支払先
  • 不動産使用料の支払先
  • 配当等の支払先 等

2.対処方法の検討

  1. 規定の見直し(就業規則、雇用契約書等)
  2. 担当者の確定
  3. 身元確認・番号確認の方法等
  4. 安全管理措置の検討(物理的管理、漏洩防止等)
  5. 収集スケジュールの確定

3.収集対象者への周知

  1. 収集までのスケジュールの提示(開始時期の確定)
  2. 利用目的の確定・提示

(2015年5月)

 
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