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取扱・本人確認

マイナンバーの取扱・本人確認


 2016年1月以降、新たに人を雇う場合は、本人からマイナンバーの提示を受ける必要があります。また、 すでに在籍している社員についても源泉所得税や雇用保険、社会保険の手続きごとに個人番号の記載が必要 になり、事前に提供をうけなければなりません。その際には個人番号の確認と本人確認が必要になります。

「新入社員」の場合―ふたつの確認作業

 
 番号法ではマイナンバーを取り扱う機関をふた つに区分しています。番号法の正式な名前は「行政手続きにおける特定の個人を識 別するための番号の利用等に関する法案」
 (1)「個人番号利用事務実施者」で税務署などの行政機関、地方自治体、年金機構、健康保険組合など税金や社会保障関連の行政手続きをおこなうもの。
 (2)「個人番号関係事務実施者」で企業や金融機関、税理士や社労士、業務等委託をうけた事業者など民間の事業者が該当します。
 こうした機関に対して、マイナンバーの提供をうけ るに際しては、1.その番号が正しいかどうかの確認、 2.番号の提供したのが本人であるかどうかの確認、の ふたつの確認作業が義務づけられています。
 新入社員の場合(パートやアルバイトの場合も同様) は上記のふたつの確認作業が必要ですが、「個人番号 カード」による提示であれば、裏面のマイナンバーと 表面の個人情報(氏名、住所、生年月日、性別)の確認 と表面掲載の顔写真による本人確認が同時におこなえます。
 個人番号だけの確認であれば、通知カード(平成27 年10月以降市町村から送られてくる)や個人番号が記 載してある住民票の写しでも可能です。住民票は平成 28年1月1日以降であれば、本人または家族であれば マイナンバー記載の住民票の写しの交付を申請できま す。ただしそれに加えて本人確認が必要なため、運転 免許証やパスポートなど顔写真入りの書類が必要にな ります。そうしたものがない場合は、所定(税法や年 金関連法などの指定による)の本人確定書類を2種類 以上提示する必要があります。

在籍の場合―家族のマイナンバーの提供も


 すでに会社に在籍していて本人であることが明らか な場合は、本人確認を省略することができます。です から番号確認のために通知カード、マイナンバー記載 の住民票でもかまいません。ただ源泉所得税の配偶者 控除、扶養控除をうけるための「扶養控除等(異動) 申告書」「配偶者特別控除申告書」(平成28年分)を提出 する場合は、それに配偶者や扶養家族のマイナンバー を記載する必要があります。なお配偶者や扶養家族の 本人確認を会社が行う必要はありません。それは個人 番号の提供をおこなう従業員自身がおこなうとされて います。
ただし、国民年金の第3号被保険者の届出では、従 業員の配偶者本人が会社に対して届出を行う必要があ り、配偶者の本人確認を行う必要があります。そのた め「配偶者の代理人」である従業員が配偶者のマイナ ンバーを会社へ提供するときは、?従業員が配偶者の 番号確認と本人確認を行い、?事業主は代理人の代理 権、身元確認、配偶者の番号確認、をすることになり ます。代理権の確認には委任状でおこなうのが一般的 です。

マイナンバーの確認方法

番号確認本人(身元)確認
1.番号カード
2.通知カード2.運転免許証、住民基本台帳カード ( 写真付 )
a. パスポート、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、養育手帳、在留カード、特別永住許可書
b. 官公署から発行・発給された書類その他これに類する書類であって、写真の表示等の措置が施され、個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(ⅰ氏名、ⅱ生年月日又は住所、 が記載されているもの)
3.住民票 ( マイナンバー記載 ) の写しや        住民票記載事項証明書 ( マイナンバー記載 )3.2での確認が困難な場合は以下の書類 2 つ以上
a, 健康保険証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書等   
b. 官公署又は個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(ⅰ氏名、 ⅱ生年月日又は住所、が記載されているもの)
4.1~3が困難と認められる場合
  以前従業員であったなど過去に本人確認して作成した特定個人情報ファイル

2015年8月

 
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